Dla pozycji przesyłek, dla których ze sklepu nie posiadamy żadnego identyfikatora w pozycji zamówienia nie pojawi się żaden indeks. W takim wypadku w oknie edycji pozycji zamówienia można użyć funkcji „Zmień towar”. Jego klikniecie prowadzi do wyboru towaru z kartoteki towarowej i pozwala na wypełnienie przypisanie wszystkich danych wybranego z kartoteki towaru – tylko cena pozostanie nie zmieniona aby utrzymać kwoty z zamówienia w takiej formie jaką przygotowano w sklepie.

Aby zapobiec konieczności ręcznego przypisywania indeksu przesyłki można skonfigurować właściwe towary w magazynie DGCS System będące przesyłkami i dopisać im kody kreskowe takie jak nazwy typów przesyłek jakie mają obsługiwać ze strony sklepu. Np:

• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy jedną pozycję oznaczającą przesyłkę to w jej kodach kreskowych podajemy wszystkie nazwy przesyłek jakie występują po stronie sklepu. Dzięki temu ten towar będzie automatycznie wybierany przy obsłudze pozycji wysyłki i w pozycji zamówienia pojawi się jego indeks.
• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy kilka pozycji oznaczających przesyłkę takich jak „Kurier”, „Paczka pocztowa”, „List polecony” to w kodach kreskowych podajemy nazwy przesyłek jakie występują po stronie sklepu i odpowiadają danym formom dostaw. Np. dla paczki pocztowej dodajemy kod kreskowy o treści „Paczka pocztowa priorytetowa”. Dzięki temu ten towar będzie automatycznie wybierany przy obsłudze pozycji wysyłki gdy w formularzu dostawy zostanie wybrana właśnie „Paczka pocztowa priorytetowa” i w pozycji zamówienia pojawi się jego indeks.
• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy szczegółowe rozbicie na rodzaje przesyłek np.: „Przesyłka kurierska 5kg”, „Przesyłka kurierska 10kg” itd. To w dodatkowych kodach kreskowych możemy podać kod ZACZYNAJĄCY się tak, jak nazywa się forma przesyłki w sklepie z dopiskiem uszczegóławiającym (bo kod kreskowy musi być globalnie unikalny). Np: wszystkim przesyłkom kurierskim dodajemy opis „Przesyłka kurierska” i dopisujemy wagę czy „pobranie” natomiast podczas procesu synchronizacji procedura będzie poszukiwała takich towarów, które posiadają kod kreskowy zaczynający się od nazwy formy dostawy w sklepie ale z ceną zgodną z tą podaną w sklepie. Pozwala to na jednoznaczne wskazanie właściwego towaru określającego przesyłkę z właściwie dowolnym rozbiciem.

Szczegółowy podział form dostaw i obsługi przesyłek pozwala na generowanie statystyk oraz bardziej szczegółową analizę kosztów związanych z obsługa wysyłek.

Koszt wysyłki (cena) nie jest modyfikowana w procesie synchronizacji i jest przepisywana w wartości odczytanej ze sklepu. Dzięki dokładnemu podziałowi kosztów wysyłki na osobne towary w magazynie można dodatkowo przypisywać różne stawki VAT. Koszt (cena) wysyłki pobrana ze sklepu jest traktowana jako wartość brutto a wartość netto jest obliczana na podstawie stawki VAT towaru znalezionego przy identyfikacji sposobu dostawy.

W celu zwiększenia bezpieczeństwa transmisji danych zaleca się stosowanie bezpiecznego połączenia kanałem szyfrowanym za pośrednictwem protokołu HTTPS. Połączenie takie konfigurujemy podając „bezpieczny” adres sklepu. Najczęściej taki adres różni się od „normalnego” tylko początkiem: „http” zamienia się w „https”. Po tej zmianie procedura synchronizacji będzie wymagała podania lokalizacji pliku certyfikatu serwera. Za pomocą pliku certyfikatu serwer będzie traktowany jako zaufany.

Plik certyfikatu serwera można pobrać łącząc się ze stroną sklepu za pomocą przeglądarki np.: Firefox za pomocą „bezpiecznego” adresu HTTPS. Jeśli certyfikat strony nie jest zweryfikowany to należy dodać wyjątek i zaakceptować zaufanie do witryny sklepu. Jak strona sklepu się wyświetli to klikamy prawym klawiszem myszy w treści strony i wybieramy opcje [Pokaż informacje o stronie]. W okienku na zakładce [Bezpieczeństwo] widnieje informacja na temat certyfikatu strony.

Podobne opcje można znaleźć też w innych przeglądarkach.

Po kliknięciu klawisza [Wyświetl certyfikat] w kolejnym oknie na zakładce [Szczegóły] na dole mamy dostęp do klawisza [Eksportuj], za pomocą którego mamy możliwość zapisania pliku certyfikatu serwera, który później zostanie użyty podczas testu na zaufanie serwera. Plik należy zapisać w dowolnej lokalizacji i wskazać w parametrze synchronizacji.

Jeśli więc mamy zdefiniowany przynajmniej jeden profil synchronizacji to takowy oprócz pojawienia się na liście profili będzie dostępny w menu synchronizacji danego rodzaju sklepu jako kolejna pozycja menu.

Uruchomienie synchronizacji wykonujemy klikając klawisz „Wykonaj” na liście zdefiniowanych profili uprzednio któryś zaznaczając lub można wybrać dany profil bezpośrednio z menu synchronizacji. W menu profile identyfikujemy po nazwie profilu. Opis profilu w menu profili jest dostępny w dymku.

Podczas wykonywania transferu danych prezentowane jest okno z informacją o postępie wykonania operacji. Pojawiające się wartości procentowe są zależne od pobieranych informacji. Górny pasek prezentuje postęp całej operacji a dolny wraz z dodatkowym opisem prezentuje postęp konkretnej operacji tj: synchronizacji kontrahentów, zamówień.

Po wykonaniu transferu danych okno postępu zamyka się a na jego miejsce pojawia się okno podsumowania o ile nie zostało wyłączone w konfiguracji profilu oraz, jest informacja, którą można w nim zaprezentować.

W oknie podsumowania pojawiają się ilości przetworzonych rekordów danych lub innych, policzalnych jednostek. Dzięki tym ilością można się zorientować czy pojawiło się coś nowego w bazie danych, czy wystąpiły jakieś błędy i w ogóle jaka ilość danych została przetworzona. Znaczenie poszczególnych kolumn tej tabeli jest następujące:

Przetworzonych – Określa całkowitą ilość przetworzonych jednostek danych. Mogą być to np.: dane kontrahenta lub pojedyncze zamówienia.

Nowych – Określa ilość rekordów zidentyfikowanych jako nowe. W większości wypadków oznacza to tyle, że do DGCS System została dodana informacja np.: nowe zamówienie.

Zmodyfikowanych – Oznacza ilość jednostek danych, które zostały zidentyfikowane w DGCS System jako już istniejące i zostały zaktualizowane.

Błędnych – Ilość jednostek danych, podczas których przetwarzania wystąpiły jakieś błędy. Błędy w przetwarzaniu danych są rejestrowane i zapisywane w trakcie transferu danych i jeśli takowe występują to można je przeglądać w zakładce „Błędy” w oknie podsumowania. Również jeśli takowe występują to zakładka „Błędy” będzie pierwszą jaką zobaczymy gdy pokaże się okno podsumowania.

Pominiętych – Ilość jednostek danych, które uznane zostały z jakiś powodów nie istotne, ich przetwarzanie nie było konieczne lub nawet nie było wskazane. Pominięcie można np. dotyczyć ponownego importu zamówienia, które w DGCS System zostało już zrealizowane i nie ma sensu go modyfikować. W przypadku pominięcia danych prawdopodobnie pojawi się dodatkowa informacja na zakładce „Raport” w oknie podsumowania. W Treści raportu można doczytać dodatkowe informacje na temat przebiegu procesu transferu danych.

Definiowanie parametrów profilu odbywa się podczas tworzenia nowego profilu synchronizacji lub bezpośrednio przed wykonaniem danej synchronizacji jeśli została zaznaczona opcja „Pytaj o parametry przed wykonaniem transferu danych” w danych podstawowych profilu.

Każdy z parametrów w tym oknie posiada swoją nazwę, obok której znajduje się pole na podanie wartości parametru. Pod spodem znajduje się opis lub krótkie wyjaśnienie znaczenia parametru.

Znacznik „Ukryj” pozwala na ukrycie parametru gdy okno zapytania o parametry pokaże się bezpośrednio przed wykonaniem synchronizacji. Dzięki tej opcji możemy zaznaczyć tylko zmienne parametry np.: hasło do konta w sklepie a pozostałe parametry ukryć oraz zaznaczyć aby okno zapytania o parametry pojawiało się bezpośrednio przed wykonaniem profilu. Przy takiej konfiguracji gdy będziemy chcieli taki profil uruchomić i wykonać synchronizację zawsze pokaże się okno zapytania o parametry, w którym będzie miejsce na wpisanie tylko hasła do konta sklepu.

Każdy z modułów posiada inny zestaw parametrów. Ich znaczenie zostanie wyjaśnione w kolejnych punktach.

Aby dodać nowy profil należy kliknąć na klawisz „Nowy profil” znajdujący się ponad listą. Po jego wybraniu otwarte zostanie okno edycji podstawowych danych profilu synchronizacji.

W oknie tym do zdefiniowania mamy następujące dane:

Nazwa – Pozwala na szybką identyfikację profilu na liście.

Opis – W tym polu możemy wpisać dodatkowe informacje na temat zakresu pobieranych danych lub informacje dla innych użytkowników takiego profilu.

Pytaj o parametry… – Zaznaczenie tej opcji powoduje, że przed każdym uruchomieniem synchronizacji danym profilem pojawi się okno z pytaniem o podanie lub potwierdzenie parametrów synchronizacji. Pozwala to np.: na skonfigurowanie każdorazowego podawania hasła do portalu Allegro.

Elementy dobranej mapy – to rodzaj lub mniej dokładnie „zakres” synchronizacji. Mapą nazywa się tu procedurę transferu danych dla zadanego kierunku synchronizacji danych „mapującą” dane z systemu źródłowego na system docelowy. W przypadku większości modułów mapa transferu danych jak i kierunki transferu są narzucone z góry. Na liście do wyboru mamy predefiniowane zestawy / zakresy danych, które możemy włączać i wyłączać w miarę potrzeb. Każdy z dodatków posiada własny zestaw elementów.

Parametry – Po kliknięciu tego klawisza otwarte zostanie okno z listą wszystkich parametrów profilu. To samo okno pokazuje się też, jeśli zaznaczymy opcję „Pytaj o parametry…” bezpośrednio przed synchronizacją danych. Aby możliwe było definiowanie parametrów profilu to jego podstawowe dane takie jak nazwa czy wybrane elementy muszą być wybrane. Jest to spowodowane faktem, iż podstawowe dane profil mają decydujący wpływ na listę dostępnych parametrów. Jeśli któryś z danych zabraknie to otrzymamy odpowiednią informację np.:

Jeśli dane podstawowe profilu są poprawne to pokaże się lista parametrów profilu opisane w punkcie Definiowanie parametrów profilu.

Zapisz – Powoduje zapisanie danych (z ewentualnym jego utworzeniem jeśli to nowy) profilu.

Anuluj – spowoduje zamknięcie okna a podane w nim dane nie będą zapisywane. Po zamknięciu okna dodawania nowego profilu zawsze można do niego wrócić zaznaczając interesujący nas profil na liście i klikając klawisz „Edytuj profil” znajdujący się nad listą profili.

Uruchamianie automatyczne

W dolnej części okna edycji podstawowych danych profilu znajduje się opcja konfiguracji automatycznego uruchamiania synchronizacji.

Gdy zaznaczymy „Uruchamianie automatyczne” profil będzie automatycznie wykonywany zgodnie z podanym w polu „Harmonogram” harmonogramem. Za polem opisującym harmonogram znajduje się klawisz, którego kliknięcie pokazuje okno pomocy – jak definiować harmonogram. Treść pomocy jest następująca:

Ustawienie harmonogramu jest podobne do ustawień harmonogramu CRON
W ciągu '* * * * * * *’ zdefiniowane są kolejne pola harmonogramu:
sekundy, minuty, godziny dzień miesiąca, miesiąc, dzień tygodnia, rok.
Wszystkie pola są wymagane poza rokiem.

* w polu oznacza KAŻDĄ wartość.
? w polu oznacza DOWOLNĄ wartość.
– w polu wskazuje zakres od-do np: 10-15 tj.: od 10 do 15.
, w polu wskazuje zakres wybranych wartości np: 10,15 tj.: 10 i 15.
/ w polu oznacza przyrost np: 5/15 da w wyniku wartości: 5, 20, 35, …

Przykłady użycia harmonogramu wywołania.
Uruchamianie codziennie o godzinie 12:00: '0 0 12 * * ?’
Uruchamianie codziennie o godzinie 10:15: '0 15 10 ? * *’
Uruchamianie w każdej minucie godziny 14tej: '0 * 14 * * ?’
Uruchamianie co 5 minut w godzinach od 08:00 do 16:00: '0 0/5 8-16 * * ?’
Uruchamianie 15tego dnia miesiąca o godzinie 10:15: '0 15 10 15 * ?’
Uruchamianie ostatniego dnia miesiąca o godzinie 10:15: '0 15 10 L * ?’
Należy unikać bardzo częstego uruchamiania wykonania.
Może to destabilizować pracę w aplikacji.

Automatyczne uruchomienie działa tylko gdy uruchomiony jest DGCS System i na wszystkich komputerach, które mają załączoną opcję automatycznego uruchamiania. tj. Ustawienie załączenia automatycznej synchronizacji oraz harmonogram są zapisywane lokalnie, na danym komputerze.

W celu wywołania synchronizacji danych ze sklepem internetowym, obsługiwanym przez danych dodatek należy w pierwszej kolejności skonfigurować profil synchronizacji.

Profilem określa się pojedynczą konfigurację synchronizacji danych. Profil przechowuje informacje o parametrach wykorzystywanych podczas wymiany danych. W systemie może być jednocześnie skonfigurowanych wiele profili, do różnych systemów, z różnymi parametrami gdzie to użytkownik decyduje, jakiego profilu w danym momencie chce użyć.

Podczas pojedynczej synchronizacji danych tworzona jest pojedyncza instancja profilu, która stanowi kontekst całej synchronizacji. Dane zapisane w profilu przechowywane są w bazie danych. Wczytywane są przed pierwszym użyciem i zapisywane po użyciu oraz podczas zamykania aplikacji.

Uruchomienie dodatku i synchronizację danych ze sklepem internetowym lub innym serwisem należy rozpocząć od stworzenia przynajmniej jednego profilu importu danych. W tym celu z menu głównego aplikacji wybieramy opcję np:

[Narzędzia] => [Synchronizacja z serwisem Allegro] => [Konfiguracja i uruchamianie].

Po wybraniu tej opcji otwarte zostanie okno z listą profili synchronizacji z portalem Allegro.

Po wybraniu tej opcji otwarte zostanie okno z listą profili synchronizacji z portalem Allegro.

Dla innych dodatków sklepowych lista profili synchronizacji ma identyczną funkcjonalność. Zawartość profilu różni się tylko pomiędzy wybranymi sklepami dostępnością zakresu synchronizacji oraz parametrami.