Spis treści
Uwaga! W przypadku zamówień archiwalnych tj. na tyle starych, że towary z tego zamówienia trafiły już do archiwum Allegro na zamówieniu będzie brakowało nazwy towaru. Ceny i ilości będą pobierały się prawidłowo.
Pozycje zamówień powstają na podstawie pozycji towarów w formularzu dostawy. Jeśli klient dla każdego zakupionego towaru wypełni osobny formularz dostawy otrzymamy osobne formularze dostawy – nie są agregowane formularze tego samego klienta. Pozycja w formularzu dostawy jako identyfikator posiada numer towaru / aukcji. W wielu wypadkach nie pozwoli to więc na automatyczną obsługę stanu magazynowego towaru. Dlatego w aplikacji DGCS System Magazyn pojawia się dodatkowa funkcjonalność indeksowania towarów.
Identyfikacja wg Tytuł aukcji
Tytuł aukcji przy synchronizacji jest traktowany w całości jako unikalny kod kreskowy towaru. Tytuł aukcji powinien jednoznacznie wskazywać na sprzedawany towar ale jeśli nawet nie wskazuje to można to wskazanie skonfigurować. Podstawą identyfikacji towaru w kartotece DGCS System po tytule aukcji jest wprowadzenie do definicji towaru dodatkowego kodu kreskowego identycznego z tytułem aukcji – skopiowanie tytułu jako kodu kreskowego. Dodatkowe kody kreskowe są dostępne w kartotece definicji towarów na zakładce „Dane dodatkowe”. Podczas dowolnej synchronizacji tytuł aukcji jest o wiele lepiej dostępny niż jakakolwiek wartość z opisu aukcji więc wykorzystanie tytułu do identyfikacji towaru znacząco wpływa na wydajność identyfikacji oraz na czas całej synchronizacji.
Identyfikacja wg Numer aukcji
Indeks importowanego towaru w pozycji zlecenia DGCS System jest ustalany na podstawie kodów kreskowych towarów z definicji, nazwy towaru lub opisu. Jeśli towarowi przydzielony zostanie kod kreskowy identyczny jak numer aukcji z danym przedmiotem to wszystkie pozycje kolejnych zamówień z tym numerem aukcji będą otrzymywały indeks powiązanego kodem kreskowym towaru z kartoteki. Podobnie będzie z nazwą towaru lub opisem.
Aby towar z aukcji Allegro został automatycznie powiązany z towarem/usługą w DGCS System wystarczy aby w definicjach towarów nazwa towaru lub opis był identyczny z nazwą aukcji (bez uwzględniania wielkości liter). Pozwala to na znaczne przyspieszenie obsługi zleceń w DGCS System.
Identyfikacja towarów numerem aukcji jest o tyle niewygodna, że tenże numer zmienia się tak często jak często kończą się aukcje w systemie aukcyjnym. Bardziej stałą metodą identyfikacji towaru jest identyfikacja po tytule aukcji. Jest równie szybka i podobnie niezawodna.
Identyfikacja wg Indeks towaru (EAN) w polach opisu przedmiotu
Jeśli towar w kartotece DGCS System nie zostanie odnaleziony podejmowana jest próba odnalezienia kodu EAN wśród pól opisu przedmiotu. Niestety nie we wszystkich kategoriach takie pole jest dostępne jednak tam gdzie jest, polecane jest jego wypełnianie zgodnie z indeksem towaru w kartotece (o ile takim kodem posługujemy się w systemie magazynowym). Operacja odczytu wartości pól przedmiotu powoduje pewne spowolnienie wykonywania operacji synchronizacji jednak za jej pomocą można jednoznacznie zidentyfikować towar na podstawie danych zawartych w opisie aukcji.
Identyfikacja wg Indeks towaru (EAN) w opisie aukcji
Jeśli towar w kartotece DGCS System nie zostanie odnaleziony podejmowana jest próba odnalezienia kodu kreskowego towaru w opisie aukcji. Operacja ta powoduje pewne spowolnienie wykonywania operacji synchronizacji jednak za jej pomocą można jednoznacznie zidentyfikować towar na podstawie danych zawartych w opisie aukcji.
Aby identyfikacja towaru wg opisu zakończyła się powodzeniem w dowolnym miejscu opisu (nawet nie widocznym, bo analizowany jest kod HTML) należy umieścić jeden z poniżej podanych przykładowych kawałków kodu:
[EAN: xxxxxxxxxx]
lub
[SKU: xxxxxxxxxx]
lub
[Kod kreskowy: xxxxxxxxxx]
lub
[art.nr.xxxxxxxxxx]
gdzie xxxxxxxxxx powinien być dowolnym kodem kreskowym towaru z kartoteki DGCS System – zarówno indeks główny jak i dowolny kod kreskowy z przypisanych na karcie towaru.
Poszukiwanie rozpoczyna się od znalezienia w opisie aukcji jednego z ciągów „ean:”, „sku:”, „kod kreskowy:”, „kod kreskowy”, „art.nr.”, „art.nr” a za koniec kodu kreskowego przyjmowane są następujące ciągi znaków:
</
<br>
]
za koniec kodu kreskowego przyjmowany jest ten najbliższy znaleziony kod.
Można więc ostatecznie w opisie aukcji zastosować konstrukcję typu:
<p>EAN: xxxxxxxxxx</p>
lub
<br>EAN: xxxxxxxxxx<br>
lub, gdy opis jest tekstowy np:
[sku:xxxxxxxxxx]
Ręczne przypisanie indeksu towaru na pozycji zamówienia – „Zmień numer aukcji…”
Jeśli towar z danej aukcji nie zostanie znaleziony w kartotece towarów to do zamówienia trafi numer aukcji allegro. W takim wypadku w oknie edycji pozycji zamówienia pojawia się dodatkowy klawisz na dole „Zmień nr aukcji Allegro na indeks” pozwalający na zautomatyzowanie wiązania numeru akcji z danym towarem w kartotece towarowej.
Kliknięcie klawisza powoduje otwarcie okna wyboru towaru z kartoteki danego magazynu.
Wybranie towaru powoduje:
• Wpisanie indeksu wybranego towaru do pola indeksu edytowanej pozycji zamówienia.
• Zapisanie numeru aukcji allegro do katalogu kodów kreskowych wybranego towaru.
• Jeśli dla numeru aukcji zostaną znalezione inne pozycje zamówień to pojawi się pytanie.
Jeśli wybierzemy „Tak” to wybrany z kartoteki indeks zostanie zapisany do wszystkich pozycji zamówień źródłem z Allegro (wg pola system źródłowy), na których występuje ten sam numer aukcji. Spowoduje to, że w poprzednich i kolejnych zamówieniach pojawi się prawidłowe powiązanie do kartoteki towarowej. Aby ta zmiana była widoczna należy odświeżyć listę zamówień przez jej zamknięcie i ponowne otwarcie.
Zmiana indeksu pozycji zamówienia – „Zmień pozycję”
Dla pozycji zamówień, które z różnych powodów nie zostały poprawnie zidentyfikowane, mają przypisany indeks „???” zamiast właściwego można skorzystać z funkcji podmiany indeksu. Funkcja jest dostępna z poziomu edycji zamówienia w kartotece zamówień lub po wywołaniu edycji zamówienia z okna głównego. Działa zarówno dla pozycji towarowych zamówienia jak i dla pozycji przesyłki.
Wybranie opcji „Zmień pozycję” pozwala na podmianę indeksu w wybranej pozycji zamówienia bez zmiany zaimportowanych danych tj. zmieniany jest indeks, stawka podatku, jednostka, nazwa, pkwiu oraz znacznik „usługa” na wybrany z kartoteki pozostawiając np: ceny, ilość itp.
Pozycja przesyłki
Dla pozycji przesyłek, dla których z allegro nie posiadamy żadnego identyfikatora w pozycji zamówienia nie pojawi się żaden indeks. W takim wypadku w oknie edycji pozycji zamówienia pojawi się klawisz „Zmień indeks”. Jego klikniecie również prowadzi do wyboru towaru z kartoteki towarowej i pozwala na wypełnienie indeksu w oknie edycyjnym. Z wybranym indeksem nie są wykonywane żadne dodatkowe akcje poza wpisaniem w pole w oknie edycyjnym.
Aby zapobiec konieczności ręcznego przypisywania indeksu przesyłki można skonfigurować właściwe towary w magazynie DGCS System będące przesyłkami i dopisać im kody kreskowe takie jak nazwy typów przesyłek jakie mają obsługiwać ze strony Allegro. Np:
• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy jedną pozycję oznaczającą przesyłkę to w jej kodach kreskowych podajemy wszystkie nazwy przesyłek jakie występują po stronie Systemu Allegro. Dzięki temu ten towar będzie automatycznie wybierany przy obsłudze pozycji wysyłki i w pozycji zamówienia pojawi się jego indeks.
• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy kilka pozycji oznaczających przesyłkę takich jak „Kurier”, „Paczka pocztowa”, „List polecony” to w kodach kreskowych podajemy nazwy przesyłek jakie występują po stronie systemu aukcyjnego i odpowiadają danym formom dostaw. Np. dla paczki pocztowej dodajemy kod kreskowy o treści „Paczka pocztowa priorytetowa”. Dzięki temu ten towar będzie automatycznie wybierany przy obsłudze pozycji wysyłki gdy w formularzu dostawy zostanie wybrana właśnie „Paczka pocztowa priorytetowa” i w pozycji zamówienia pojawi się jego indeks.
• Jeśli w kartotece towarowej posiadamy szczegółowe rozbicie na rodzaje przesyłek np.: „Przesyłka kurierska 5kg”, „Przesyłka kurierska 10kg” itd. To w dodatkowych kodach kreskowych możemy podać kod ZACZYNAJĄCY się tak, jak nazywa się forma przesyłki w Systemie Allegro z dopiskiem uszczegóławiającym (bo kod kreskowy musi być globalnie unikalny). Np: wszystkim przesyłkom kurierskim dodajemy opis „Przesyłka kurierska” i dopisujemy wagę czy „pobranie” natomiast podczas procesu synchronizacji procedura będzie poszukiwała takich towarów, które posiadają kod kreskowy zaczynający się od nazwy formy dostawy w systemie aukcyjnym ale z ceną zgodną z tą podaną w systemie aukcyjnym. Pozwala to na jednoznaczne wskazanie właściwego towaru określającego przesyłkę z właściwie dowolnym rozbiciem.
Szczegółowy podział form dostaw i obsługi przesyłek pozwala na generowanie statystyk oraz bardziej szczegółową analizę kosztów związanych z obsługa wysyłek.
Koszt wysyłki (cena) nie jest modyfikowana w procesie synchronizacji i jest przepisywana w wartości odczytanej z systemie aukcyjnym. Dzięki dokładnemu podziałowi kosztów wysyłki na osobne towary w magazynie można dodatkowo przypisywać różne stawki VAT. Koszt (cena) wysyłki pobrana z systemie aukcyjnym jest traktowana jako wartość brutto a wartość netto jest obliczana na podstawie stawki VAT towaru znalezionego przy identyfikacji sposobu dostawy.